Outsourcing IT – jakie ryzyko ze sobą niesie?

Rozwój outsourcingu IT stał się globalnym trendem. Firmy używają go do redukcji kosztów, czasu lub pracy z kimś, kto ma określone umiejętności techniczne. Outsourcing IT wydaje się  dobrym pomysłem, ale wiąże się z tym pewne ryzyko.  Na przykład? Słaba jakość produktu końcowego, co utrudnia jego rozwój. Rozmyta odpowiedzialność za realizację poszczególnych części systemu przy zaangażowaniu wielu osób. Trudności w dbaniu o wysoką jakość kodu, które pojawiają się przy braku odpowiednich narzędzi i procesów code review.

Co to jest outsourcing IT?

Outsourcing IT rozwoju oprogramowania możemy rozumieć jako zaangażowanie w zadania, projekty programistów spoza firmy i organizacji. Najczęściej są to indywidualni programiści pracujący nad stworzeniem niezbędnego oprogramowania. Tacy programiści nie są zatrudnieni w żadnej firmie/organizacji, działają jako freelancerzy, więc ich świadomość procesów biznesowych może być na znikomym poziomie, a wsparcie może kończyć się na wiedzy technicznej.

Outsourcing IT pomaga firmom skupić się na zadaniach, w których są najlepsze. Warto skoncentrować się na swoich mocnych stronach a pozostałe zadania przekazać komuś z zewnątrz. Outsourcing IT sprawdza się w sytuacjach, gdy kolejne projekty wymagają dużo nauki, a co za tym idzie czasu i pieniędzy, lub gdy pracownicy mają nadmiar obowiązków i zadań do wykonania w określonym terminie. Należy jednak pamiętać, że zdecydowanie się na outsourcing niesie ze sobą pewne ryzyko.

Jakie są główne pułapki outsourcingu IT?

Główne pułapki outsourcingu IT to rozmyta odpowiedzialność, brak znajomości procesów zarządczych, trudna komunikacja, słaba znajomość potrzeb biznesowych, problemy z bezpieczeństwem danych, gorsza jakość oprogramowania, zwiększone koszty i czas pracy projektowej. Podejmując wyzwania, zawsze musisz mieć świadomość, jakie niosą ze sobą zagrożenia. Pamiętaj, aby zawsze być przygotowanym. Przyjrzyjmy się, z czym dokładnie wiąże się outsourcing IT i czy ryzyko, jakie ze sobą niesie, się opłaca.

Brak silnych więzi komunikacyjnych

To jeden z największych problemów, który rodzi nieporozumienia i potencjalne ryzyko w projekcie. Brak komunikacji lub jej znaczne ograniczenie może powodować brak zrozumienia założeń projektu po stronie programisty a po stronie zlecającego brak zrozumienia dla wyborów technicznych rozwiązań. Zmienność początkowych założeń, problemy techniczne pojawiające się w trakcie trwania prac nad projektem, przy braku odpowiedniej komunikacji mogą rodzić wzajemną niechęć a brak możliwości przezwyciężenia sytuacji kryzysowych, skutkować wzrostem kosztów, wydłużeniem czasu pracy nad projektem a także przyczynić się do powstania nie w pełni funkcjonalnego produktu końcowego.

Nieprzewidziane i ukryte koszty

Często przez brak zrozumienia produktu i potrzeb biznesowych klienta, programista podejmuje prace wyłącznie nad poszczególnym zadaniem, nie patrząc całościowo na potrzeby zleceniodawcy. Kod wytwarzany przez programistę w outsourcingu IT jest także narażony na liczne poprawki i usprawnienia w przypadku dalszego użycia go w systemie, ponieważ najczęściej pomijany jest etap profesjonalnego testowania. W związku z tym produkt może posiadać dużą liczbę błędów, koniecznych poprawek i aktualizacji, tak aby  spełniał finalne wymagania biznesowe, co powoduje znaczący wzrost kosztów wytwarzania takiego oprogramowania.

Niezrozumienie zakresu projektu

Outsourcing IT charakteryzuje się tym, że outsourcer skupia się często wyłącznie na swojej działce zadań bez analizy całościowej projektu. To bardzo często sprawia, że projekt nie jest rozumiany w szerokim zakresie, przez co rozwiązania dobierane przez outsoursera nie są poprawne względem założeń biznesowych.

Niedostarczenie produktu lub opóźnienia

Brak zrozumienia projektu przekłada się na dużą liczbę poprawek i konieczność ciągłych usprawnień, co z kolei wydłuża czas trwania projektu oraz podnosi koszty. Dodatkowo znaczącym problemem jest brak kontroli nad zespołem i nad efektami działań, ponieważ nie mamy zdolności śledzenia postępów. Przez to ryzyko opóźnień jest znacznie większe, gdyż nie mamy pełnego wglądu w działania outsourcera. A w przypadku konieczności zmiany outsourcera, wydłużenie czasu prac nad projektem jest kolosalne i bardzo kosztowne.

Korzystanie z niebezpiecznych metod przetwarzania danych

Ogromnie ważny punkt. Zlecający przekazuje bardzo często poufne dane outsourcerowi i polega na jego metodach przetwarzania i zapewnieniu bezpieczeństwa danych. Niestety bardzo często nie jest on w stanie zapewnić odpowiednio bezpiecznych procesów w przetwarzaniu danych poufnych, najczęściej przez zaniedbania, przez co nasze dane są w znaczącym stopniu narażone na wycieki. Nie mamy również kontroli nad tym jak taka osoba je przetrzymuje i czy ma odpowiednie procedury usuwania danych poufnych na życzenie klienta.

W przypadku zatrudnienia outsourcera z niskimi umiejętnościami narażamy się na bardzo poważne wzrosty kosztów, jak choćby publikacja kluczy dostępowych do naszych serwisów na forach programistycznych, na których programista poszukuje pomocy w realizacji zadań projektowych. Najczęściej klucze są przejmowane przez osoby postronne i używane do własnych celów, generując masywny wzrost kosztów. Takie winy są trudne do udowodnienia i najczęściej zamawiający ponosi odpowiedzialność finansową.

Brak systematycznej kontroli jakości

Jeśli nad naszym produktem nie pracuje doświadczony, wykwalifikowany zespół, w którym dochodzi do podziału ról (programiści, testerzy, manager projektu), istnieje bardzo duże ryzyko, że kontrola nad projektem zostanie utracona. Może nas przed tym uchronić podział prac nad projektem na sprinty, a więc etapy, po których każdy nowy element systemu zostaje solidnie przetestowany, poddany kontroli klienta, a następnie zwrócony zespołowi do możliwych poprawek. Jeśli zlecamy stworzenie produktu outsourcerowi, który dopiero na samym końcu przedstawia nam nasz produkt, bez wcześniejszych testów i konsultacji z nami, istnieje spora szansa, że końcowy efekt projektu nie spotka się z naszym oczekiwaniami. Choć wydaje się to oczywiste, doświadczenie pokazuje jednak, że jest to bardzo często spotykany błąd.

Outsourcing IT a jakość zleconego produktu

Na jakość produktu składa się nie tylko jego techniczna poprawność, ale także funkcjonalność i użyteczność, wynikające z dogłębnego zrozumienia jego specyfiki, powodu dla którego został stworzony i potrzeb biznesowych, jakie powinien spełnić. W teorii na jakość składa się realizacja projektu w ustalonym czasie, budżecie i zakresie. W praktyce dodalibyśmy do tego spełnienie biznesowych oczekiwań klienta oraz zadowolenie przyszłych użytkowników.

Wnioski

Jak widać, ryzyko outsourcingu jest dość wysokie. Jednak nie można się zniechęcić, ponieważ da się uniknąć wyżej wymienionych zagrożeń. Jeśli odpowiednio zaplanujesz swój outsourcing IT i wybierzesz zaufanego, sprawdzonego dostawcę, jest niewielka szansa, że ​​coś pójdzie nie tak. Znasz zagrożenia związane z outsourcingiem IT, wiesz, że musisz brać pod uwagę niewłaściwą komunikację, brak pełnego zrozumienia projektu czy stosowanie niebezpiecznych metod przetwarzania danych.

Posiadając odpowiednią wiedzę i ciężko pracując na pewno unikniesz błędów, a korzystając z outsourcingu IT możesz wiele zyskać. Mamy nadzieję, że udało nam się ostrzec Cię przed najczęstszymi zagrożeniami związanymi z outsourcingiem usług IT. Od lat wspieramy firmy w ich rozwoju, tworząc dla nich dedykowane oprogramowanie. Pomogliśmy już firmom z branży fitness podczas pandemii COVID, zautomatyzowaliśmy szereg procesów zarządzania w firmach budowlanych w Wielkiej Brytanii, obsługujemy setki campingów w Australii. Jeśli chcesz dowiedzieć się więcej – sprawdź nasze portfolio, zapoznaj się z opiniami naszych klientów i skontaktuj się z nami. Czekamy na Ciebie.